URPS ML HDP

Politique de confidentialité

En savoir plus sur le traitement de vos données personnelles

L’Union régionale des professionnelles de santé médecins libéraux des Hauts-de-France (URPS ML HDF – l’Union) s’engage, dans le cadre des missions qui lui sont confiées, à ce que les traitements de données personnelles récoltées de manière directe¹ ou indirecte² soient conformes au Règlement général sur la protection des données (RGPD n°679/2016), à la loi dite « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, ainsi qu’aux référentiels édictés par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil).

La présente politique de protection des données est appliquée sur l’ensemble des traitements de données personnelles de l’Union.

Politique de collectes

Chaque collecte de l’Union limite la demande de données personnelles au strict nécessaire à la bonne gestion de ses actions de communications et dossiers.

Principes applicables à la protection des données personnelles

1. Responsables du traitement

Les traitements sont effectués par le Délégué à la protection des données (DPO) sous la responsabilité du Président de l’URPS ML HDF.
Union régionale des professionnels de santé médecins libéraux Hauts de France (URPS ML HDF)
Maison des URPS – 11 square Dutilleul – 59000 Lille
Tél. : 03 20 14 93 30 – https://www.urpsml-hdf.fr/
contact@urpsml-hdf.fr – dpo@urpsml-hdf.fr

2. Sources des données en récoltes indirectes

Extractions de l’Annuaire en santé (https://annuaire.sante.fr/web/site-pro/extractions-publiques). Le fichier des données publiques contient les informations suivantes :
- Le numéro RPPS ;
- La civilité ;
- Les nom et prénom d’exercice ;
- La catégorie professionnelle (civil, militaire, étudiant) ;
- La profession ;
- Le mode d’exercice (libéral, salarié, bénévole) ;
- Les qualifications (diplômes, autorisations d’exercice, savoir-faire) ;
- Les coordonnées des structures d’exercice ;
- La fonction et le genre d’activité.
Ponctuellement et pour vérification des adresses postales : sites des maisons de santé, établissements de santé, cliniques, l’annuaire santé Ameli, …
Démographie des professionnels de santé dans les Hauts-de-France : données restreintes de l’Agence du numérique en santé (date de naissance, les fonctions et le type d’exercice, date de début et fin d’activité) au titre de notre habilitation de profil 4 auprès de l’ANS.

3.La base juridique du traitement de données

Les Unions régionales contribuent à l’organisation de l’offre de santé régionale. Les URPS médecins libéraux ont des missions fixées par le décret n°2010-585 du 2 juin 2010 / Article R4031-2, modifié par décret n°2021-1796 du 23 décembre 2021-Art. 1.
En savoir plus sur le détail de ses missions : https://www.urpsml-hdf.fr/urps-ml-hdf/missions/

4. Finalité du recueil des données (Objectifs)

L’Union possède des données personnelles traitées, conservées et collectées pour des objectifs précis et légitimes suivant les missions qui lui sont confiée par décret (Cf point 3), à titre d’exemples :

Traitements constitués à des fins d’information ou de communication externe sur le seul sujet de la santé.
Inscriptions à nos évènements régionaux (webinaires, colloques, soirées et journées d’informations sur les CPTS, MSP, préventions en santé, démarche qualité en santé, formation 40 H ETP, …).
Relais d’alertes sanitaires principalement dans la région des Hauts-de-France.

Si une finalité diffère lors de collecte directe, elle sera définie lors de la demande et le traitement sera précisé s’il sort du cadre de notre présente politique générale.

5. Le caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données

Ce caractère obligatoire ou facultatif est précisé sur chaque document de récolte, de manière générale :

Les données obligatoires pour les inscriptions dans les soirées sont :
- L’adresse e-mail, les nom et prénom, la spécialité d’exercice, l’adresse postale comprenant a minima la ville et le code postal pour déterminer le département d’exercice.
Les données obligatoires pour les formulaires d’inscriptions de réception des bulletins et lettres d’informations sur la santé sont :
- L’adresse e-mail, la spécialité d’exercice, les départements d’exercices principal et secondaires.

Si les données de spécialité en médecine et géographiques ne sont pas complétées, les envois ciblés seront impossibles.

6. Les catégories de personnes concernées par nos collectes de données personnelles

Les données personnelles contenues dans les bases de l’Union ne concernent que les professionnels de santé suivants, région des Hauts-de-France :

Les médecins.
Les autres professionnels de santé particulièrement nécessaires à nos actions : chirurgiens-Dentistes, diététiciens, ergothérapeutes, infirmiers, masseurs-kinésithérapeutes, orthophonistes, orthoptistes, ostéopathes, pharmaciens (toutes catégories, compris biologistes), psychologues, psychomotriciens et sages-femmes. Ponctuellement, d’autres catégories peuvent être exploitées. Les données sont effacées dès la fin de l’action concernée.
Les données sur les professionnels de santé sont exclusivement régionales sauf pour 16 communes du département 76 et une du 95 pour les besoins de CPTS régionales incluant des communes hors région. (Ces communes peuvent évoluer en fonction des territoires des CPTS HDF.).

7. Les destinataires des données recueillies

Exclusivement les salariés habilités de l’URPS ML HDF et des URPS ci-dessous pour leurs besoins en matière de santé et dont une convention de mises à jour est signée :

Chirurgiens-dentistes,
infirmiers,
masseurs-kinésithérapeutes,
pédicures-podologues.

8. La durée de conservation des données

La durée de conservation est variable. De manière générale, elles sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités définies au point 4 ci-avant.
Les adresses mails sont archivées lors de désabonnement à nos lettres d’informations par le biais du lien « Se désinscrire » disponible en bas de cette page ou de nos lettres d’information ; lien également disponible dans toutes nos communications externes, notamment par courriel ou questionnaire en ligne.
Toutes les données sont supprimées à la fin de l’activité libérale du professionnel de santé ou lors de son déménagement pour une autre région que les Hauts-de-France³.
Ces données sont mises à jour a minima annuellement.

9. Les mesures de sécurité (description générale)

Des mesures et procédures internes empêchent l’utilisation des données personnelles par des tiers non autorisés.

L’URPS ML HDF possède les outils de protection de son système informatique (antivirus, firewall, …) et veille également à la sécurité physique (protection du matériel informatique). Ses serveurs sont sécurisés et protégés, des sauvegardes externes sont sécurisées chez le prestataire de maintenance informatique.
L’ensemble du personnel est régulièrement sensibilisé à la protection des données contenues dans bases, connaît l’interdiction absolue d’en divulguer les contenus quels qu’en soient les demandeurs, partenaires ou non, et a interdiction stricte de partager son ordinateur, portable ou fixe, protégé par mot de passe, à une personne extérieure à l’Union (partenaires, visiteurs, famille, amis, …).

10. Transferts de données à des sous-traitants

Les sous-traitants de l’Union sont certifiés respectueux du RGPD et détruisent les données confiées après utilisation unique pour l’objet de la campagne. L’Union leur demande de mettre en place des mesures pour garantir la confidentialité des données personnelles qui pourraient leur être confiées ponctuellement (imprimeurs, routeurs, sécurité informatique) ou auxquelles ils pourraient avoir accès (maintenance informatique par une société extérieure) dans le cadre de ses contrats.

11. Transferts de données hors de l’Union européenne ou autre

Nos données ne sont jamais transférées en dehors de l’Union européenne, de la France ou de la région des Hauts-de-France.

12. Registre de traitement des données

L’URPS ML HDF tient à jour son registre de traitement des données au minimum une fois par an et à chaque constitution de nouvelle base de données.

Vos droits Informatique et Libertés et la façon de les exercer.

L’URPS ML HDF informe par tous moyens nécessaires toute personne qui en fait la demande de l’existence de données personnelles qui la concernent et de l’usage qui en est fait.
Rappel : les données personnelles nécessaires au bon accomplissement de ses actions et services proposés sont traitées dans ses applications informatiques. Une information claire est inscrite au travers de diverses mentions dans ses communications.
Conformément aux articles 15 à 21 du RGPD (droit d’accès, rectification, suppression, oubli, portabilité, restriction, opposition.) toute personne dispose d’un droit d’accès et de rectification qu’elle peut exercer.

Exercer vos droits

Pour toute information ou exercice de vos droits Informatique et Libertés sur le traitement de vos données personnelles gérés par l’URPS ML HDF, veuillez nous contacter par le biais de notre délégué à la protection des données (DPO). Les éléments communiqués dans votre demande doivent permettre de vous identifier de façon certaine (Nom et prénom + adresse mail concernée + Numéro RPPS a minima, l’adresse postale sera un plus) avec photocopie d’une pièce d’identité.

Par e-mail : dpo@urpsml-hdf.fr
Ou par courrier à :
URPS ML HDF
Emmanuelle Werbrouck – DPO
Maison des URPS
11 square Dutilleul
59000 LILLE

Désinscription, retrait d’autorisation d’utilisation de données :

Formulaire de desinscription

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Formulaire d’inscription sur notre site, inscription à nos soirées et évènements, appels téléphoniques, enquêtes, questionnaires. Liste non exhaustive.
Cf point 2 des principes applicables à la protection des données personnelles : « Sources des données en récoltes indirectes ».
Les données d’un médecin (e-mail principalement) peuvent être conservées sur demande expresse.